A quality approach
The Presidency and the General Management of the Hauts-de-France Polytechnic University are working towards a Quality Management System (QMS) via a structured but flexible organization that takes into account past experiences.
Une démarche qualité pérenne
Au service des étudiants comme des personnels, la démarche qualité est aujourd’hui au centre des préoccupations des universités.
Depuis 2013, l’UPHF s’est lancée dans une démarche d’amélioration continue par la mise en place d’un système de management de la qualité (SMQ). La gouvernance s’engage activement à développer et à soutenir cette démarche qualité.
Cette démarche est axée sur la formation de nos étudiants mais englobe l’ensemble des processus et activités qui y contribuent.
Une démarche qualité permet de continuellement s’améliorer et ainsi de satisfaire chacune de nos parties prenantes, à savoir nos étudiants, personnels, entreprises partenaires, tutelles, financeurs, prestataires….
- pour mieux répondre aux besoins et aux attentes de nos étudiants, de nos partenaires ainsi que de nos personnels,
- pour optimiser nos moyens et améliorer notre fonctionnement,
- pour renforcer la confiance de nos partenaires grâce à l’évaluation de notre système de management par un organisme externe et indépendant,
- pour gagner en visibilité sur le plan national et international.
A quality approach with clearly defined strategic objectives
The University is organized in a structured but flexible manner taking into account past experiences through several objectives:
- Involve as many people as possible in the implementation of continuous improvement and convince them that a quality approach brings satisfaction to everyone;
- Improve the operation of the University:
- Optimize resources and "relieve the pressure" on operational processes;
- Deploy support at the request of components and services.
- Continuously improve the services provided:
- Transform expectations into satisfaction;
- Develop digital and "online" services;
- Take into account the issues of sustainable development and social responsibility;
- Capitalize on evaluations: take ownership of external evaluations, our self-evaluations and implement actions accordingly.
The organization of the Quality Management System (QMS)
The quality QMS enables consistency between governance strategy, stakeholder expectations, risk control, and component and department operational objectives with the goal of continuous improvement.
To define the structure, a process map has been established and validated in CA for its last version in December 2020
- The identification of expectations of internal and external stakeholders (students, staff, funders, trustees...)
Le service Qualité est rattaché à la Direction Générale et à la Cellule d’Aide au Pilotage.
Ses missions :
- Participer à la définition de la politique Qualité de l’UPHF en lien avec les axes stratégiques
- Piloter, animer et organiser la démarche Qualité déployée
- Améliorer les fonctionnements (procédures, bonnes pratiques…)
- Maîtriser les risques
- Accompagner la conduite de projets
Les 30 agents chargés des fonctions de référent Qualité sont les garants de la mise en place de la démarche qualité ; ils s'assurent de la faire vivre et la relayer auprès de parties prenantes de leur domaine.
Ils exercent cette fonction sous la responsabilité de leur directeur/chef de service et de ce fait, reçoivent des directives de leur part et doivent leur rendre compte de leurs actions.
Ils travaillent en partenariat étroit avec la Responsable du Système de Management de la Qualité pour tout conseil et appui technique et veillent à lui transmettre des informations dans ces domaines.
Ils participent au réseau des Référents Qualité.
Rester à l'écoute de nos parties intéressées :
L’évaluation des enseignements et des formations :
Nos composantes et établissement-composante sont engagés dans une démarche d'évaluation des enseignements et des formations par les étudiants.
L’avis de l'étudiant est sollicité afin d'identifier des sources de progrès, faire évoluer chaque formation et les adapter aux attentes.
78 % des étudiants de l’UPHF sont satisfaits de leur formation en 2021/22.
Les conseils de perfectionnement :
réunis annuellement pour chaque formation, ils permettent de suivre, réguler et optimiser la formation tant sur les aspects pédagogiques que stratégiques.
35 % des conseils de perfectionnement de l’UPHF se sont réunis en 2021.
Outil centralisé de gestion des réclamations :
Cet outil permet de recueillir les dysfonctionnements, réclamations ou suggestions des étudiants et partenaires extérieurs, leur apporter une réponse et les prévenir afin d’aller vers l’amélioration continue.
97,9 % des requêtes ont été prises en charge.
Faciliter le travail des personnels :
ENT intranet :
Cet outil, disponible sur l’ENT, permet aux personnels de pouvoir trouver facilement une information fiable et actualisée. Les procédures et formulaires sont à leur disposition.
Leurs demandes sont ainsi traitées plus rapidement et augmentent leur satisfaction au quotidien et a fortiori celles de nos étudiants.
Outil de recueil et traitement des dysfonctionnements :
Cet outil, disponible sur le helpdesk, permet aux personnels de pouvoir faire part de leurs dysfonctionnements, réclamations ou suggestions, leur apporter une réponse et les prévenir afin d’aller vers l’amélioration continue.
Mesurer la performance :
Contrôle interne :
La DG-CAP met en œuvre le contrôle interne en matière de Comptabilité, Finances, RH, Formation et Recherche afin de de permettre de maitriser au mieux l’ensemble des processus à risque mis en œuvre par l’UPHF pour réaliser ses objectifs.
Les ressources sont pour cela mesurées, dirigées et supervisées de façon à permettre au management de réaliser ses objectifs.
Gestion des risques :
L’UPHF gère ses risques à travers le pilotage de ses processus qui permet d'identifier et d'évaluer les risques en vue d'élaborer un plan visant à minimiser et à maîtriser ces risques et leurs conséquences potentielles.
Evaluations externes :
Consultez nos "Certifications, labellisations".
Aller vers l’amélioration continue
Lire dans l'onglet ci-dessous "Les projets en cours"
Faciliter le travail des personnels :
Amélioration et simplification du fonctionnement
L'objectif est d'améliorer et de simplifier le fonctionnement des processus, des services et des composantes. Cela passe notamment par la mutualisation des outils, l'harmonisation des pratiques et la dématérialisation des procédures.
Dématérialisation des processus :
-> champs d'application :
- Candidatures et inscriptions
- Gestion administrative des ordres de missions
- Signatures électroniques
- Amélioration de l'accueil des contrats étudiants et des vacataires
Valoriser notre établissement :
Notre engagement dans le développement durable
Certifications, labellisations
Au travers de ses certifications, l’UPHF fait connaître et reconnaître sa démarche qualité qui place la satisfaction de ses usagers et parties prenantes au cœur de ses préoccupations et de sa démarche d’amélioration continue.
Evaluation HCERES
L’évaluation institutionnelle organisée par le Hcéres analyse la gouvernance et la politique de l’établissement en matière de recherche, de valorisation, de formation, de vie étudiante et de relations extérieures. Une attention particulière est portée à la politique qualité de l’établissement. Cette évaluation permet également de se prononcer sur la cohérence des axes stratégiques de l’établissement.
Evaluation CTI
La CTI est un organisme indépendant, chargé par la loi française depuis 1934 d’évaluer toutes les écoles d’ingénieurs françaises (et étrangères sur demande) en vue de leur accréditation, de développer la qualité des formations, de promouvoir le titre et le métier d’ingénieur en France et à l’étranger.
Certifications, labels, prizes and awards
UPHF and INSA Hauts-de-France have been holders, since 2017 and 2020 until 2021, of the LRQA Quality Decree certification n°2015-790 of June 30, 2015 relating to the quality of continuing vocational training actions. This attests to the compliance of the management systems of UPHF and INSA Hauts-de-France, as continuing education organizations, with the quality criteria of this standard.
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In addition, the University's continuing education courses are datadocked until December 31, 2021; they meet the quality requirements dictated by law in the Datadock tool. Many funders have thus referenced them in their catalogs, made available to companies and employees.
Since July 2021, the Université Polytechniques Hauts-de-France (UPHF) and the INSA Hauts-de-France (INSA HdF) are certified according to the national RNQ QUALIOPI standard (Decree n°2019-565 of June 6, 2019) on the scope of Training/EVP/Competency Assessments for UHPF and Training/EVP Actions for INSA HdF.
This certification is mandatory for professional training organizations financed by public or mutualized funds.
Valid for a period of 3 years, it guarantees:
- The conditions of public information;
- The precise identification of the objectives of the benefits;
- The adaptation to the beneficiary publics;
- The adequacy of educational resources;
- The qualification and development of the knowledge and skills of the personnel;
- The inclusion and investment of the provider in its professional environment;
- The collection and consideration of assessments and complaints made by stakeholders to the services delivered.
The IAE of Valenciennes is certified since 2005 by Qualicert in the Referential "University activity of training and research in the field of management sciences and management". This certification attests to the quality of the IAE in terms of teaching, research, international relations, pedagogical support, administrative operation and professionalization of training. It also confirms the permanent willingness of the IAE to improve its offer and its services.
INSA Hauts-de-France has been ISO 9001: 2015 certified since 2017 on its engineering courses. This international certification provides guarantees in terms of organizational quality and proof that a continuous improvement system has been implemented.
The Common Documentation Service has met the requirements of the SGMAP (Secrétariat Général pour la Modernisation de l'Action Publique) Marianne reference framework since 2016.
The University was awarded on May 20, 2021 for a period of 4 years the level 2 label "Welcome to France" and is one of 120 institutions labeled among the 191 committed to the process.
The quality of the welcome given to international students is a fundamental issue for the internationalization and attractiveness of the Université Polytechnique Hauts-de-France, as a higher education institution; 12% of students at UPHF are international students.
The "Welcome to France" label, validated by an independent commission, is a guarantee of quality relating to the welcome arrangements put in place by the University for international students.
It provides information on the actions implemented by higher education institutions to meet the needs of this target audience in the following areas:
- Information quality and accessibility
- Quality and accessibility of intake facilities
- Accessibility and support of teaching
- Housing and quality of campus life
- Post-graduation follow-up quality
The awarding of level 2 out of 3 of the label demonstrates UPHF's efforts in recent years to develop services and actions for these students: welcome desk at the Maison des Services à l'Etudiant, integration events, registration chain, housing platform, sub-prefecture permanence, etc.
The possibility of reaching level 3 will involve improving already existing devices: accessibility of the website and the training catalog, student sponsorship device, etc.
Obtaining this label is a real tool for promotion and outreach; institutions that obtain it benefit from visibility on all Campus France agency websites, tools and communication media.
The DDRS labeling is coming.
Requêtes d'amélioration
Dans un souci d'amélioration continue de nos services, chaque usager (apprenant, salarié, personnel, entreprise, ...) peut s'exprimer, établir une demande, faire une suggestion grâce à un formulaire. Pour plus d'informations et accéder au formulaire, cliquez sur le lien ci-dessous.
Requête d’amélioration
25.03.2022
Cellule Qualité - DG CAP
Le Mont Houy
59313 Valenciennes cedex 09
France
