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Guide pour l'organisation des soutenances à distance

À l'attention du Directeur de thèse et du Président du jury

Vu l'Ordonnance n° 2020-351 du 27 mars 2020 relative à l'organisation des examens et concours pendant la crise sanitaire née de l'épidémie de covid-19, et vu l'arrêté du 27 octobre 2020, les soutenances à distance (partielle ou totale) sont actuellement autorisées après accord du Président de l'Université.
Afin de mettre en place l'organisation pratique des soutenances à distance, veuillez prendre connaissance des informations suivantes.

Les Directeurs de thèse ont la responsabilité :

Du choix de l'outil pour la visioconférence en concertation avec le doctorant. L'outil doit permettre le bon déroulement de la soutenance en visioconférence ; les outils audios ne sont pas autorisés.
De s'assurer que tous les participants ont accès à l'outil et que l'outil fonctionne (audio, vidéo, communication, affichage des slides) en organisant un test avant la soutenance, avec l'intégralité des participants.
De transmettre à l'intégralité des membres du jury les Déclarations sur l'honneur (cf document " Déclaration sur l'honneur ") et de les récupérer, signées, avant la soutenance. Ces déclarations signées doivent être transmises par mail, avec le PV du jury, au Service des Etudes Doctorales de l'UPHF.
D'organiser une réunion en visioconférence (partielle ou totale) avec uniquement les membres du jury avant la soutenance afin de désigner le Président du jury.
D'organiser une réunion en visioconférence (partielle ou totale) avec uniquement les membres du jury après la soutenance afin d'établir rapport de soutenance et les choix en termes de diffusion de la thèse.
De transmettre au Président le PV du jury à remplir et signer à distance.
Il est recommandé de créer 3 réunions distinctes sous forme de 3 liens de connexion : la première pour la présentation (lien fourni aux participants autorisés), la seconde pour la délibération (lien fourni uniquement au jury) et enfin la troisième pour la proclamation du résultat (lien fourni aux participants autorisés).
L'accès d'autres participants à la soutenance en visioconférence est possible pour les thèses non confidentielles si cela n'impacte pas la qualité et le bon déroulement de la soutenance, dans le bon respect des limites techniques de l'outil choisi pour la visioconférence. Ces participants tiers ne peuvent pas utiliser la discussion textuelle (chat) et doivent garder leurs microphones fermés. Ils doivent bien sûr être exclus dans les délibérations du jury.

Le Président de jury

S'assure de la bonne organisation de la soutenance, et notamment veille à ce que les moments de confidentialité soient bien respectés. Il doit donc savoir utiliser l'outil de visioconférence et avoir les droits pour faire les manipulations nécessaires afin d'assurer la confidentialité lors de la délibération, en excluant momentanément le doctorant de la visioconférence.
Vérifie l'identification des membres du jury et s'assure que seules les personnes autorisées soient connectées aux différentes réunions.
Rédige et signe le PV du jury.
Précise dans le rapport de soutenance si la soutenance a été organisée à distance, conformément à l'ordonnance 2020-351, et précise les membres du jury qui étaient à distance.
L'ensemble des membres du jury et le.la doctorant.e doivent rester en contact en permanence durant la soutenance et pouvoir avoir un échange continu. Si ces conditions ne sont pas remplies, le.la président.e de jury peut arrêter la soutenance et demander son report.