Etudier à l’étranger

Il vous faut dans un premier temps, définir votre projet.

1. Sélectionner sa destination
Pour retrouver tous les établissements partenaires de l’université et les filtrer par discipline, pays ou type de programme, rendez-vous sur le publicateur ci-dessous qui correspond à votre situation : 

- étudiants inscrits en première inscription à l'UPHF (formation initiale et apprentissage) c’est-à-dire les étudiants de tous cycles (BUT, Licence, Master) de l'Institut des Sociétés et Humanités (ISH), de l'Institut Universitaire de Technologie (IUT), les étudiants en Licence à l'INSA Hauts-de-France ainsi que les Doctorants : publicateur

- étudiants inscrits en première inscription à l'INSA Hauts-de-France (formation initiale et apprentissage) c’est-à-dire les étudiants en Master et Titres d'Ingénieurs à l'INSA Hauts-de-France : consulter la page
Pensez à consulter les sites internet des établissements pour en apprendre plus sur leur programme d’études et les services offerts aux étudiants en échanges.

2. Discuter et valider ce projet avec vos référents en composante
Discutez de votre projet d’études avec votre responsable pédagogique et avec votre référent RI en composante (voir contacts) pour vérifier la possibilité de mobilité dans votre cursus, du semestre ou de l’année à privilégier et des modalités de sélection. Vérifiez la compatibilité des cours entre votre cursus actuel et les cours que vous pourrez suivre chez le partenaire.

3. Vérifier votre niveau linguistique
Généralement, le niveau de langue minimum requis par les universités partenaires est B1, voire B2 pour certaines universités selon le cadre européen commun de référence pour les langues. 

La langue d'études ne doit pas être un obstacle pour vous décider à partir, vous avez plusieurs possibilités pour améliorer votre niveau en amont de votre candidature et de votre mobilité :

- L'UPHF France dispose d'une plateforme de langues et des certifications, où vous pouvez vous entraîner dans la langue de votre choix avant votre départ.

- De nombreux cours de langue sont dispensés dans les différentes formations de l’UPHF/INSA Hauts-de-France ainsi que dans les modules d’ouverture. 

L’Alliance d’université européenne EUNICE, dont fait partie l’UPHF, vous offre également chaque semestre, un catalogue de cours EUNICE en ligne dont des cours de langues étrangères.

- Dans le cadre d'une mobilité du programme Erasmus+, vous bénéficiez d’un soutien linguistique en ligne via la plateforme EU Academy vous permettant de tester votre niveau au début et à la fin de votre mobilité.

Ce site vous permet également d'accéder à des différentes ressources vous permettant de progresser.
 

Une fois votre projet défini, vous devez remonter votre souhait de séjour (semestre de départ, durée, établissement d’accueil, etc.) auprès de votre institut via le formulaire en ligne "Remontée de souhaits de séjours" sur le Portail de la Mobilité Internationale (vous devez vous créer un compte avec une adresse email que vous consultez régulièrement)

• pour les étudiants en première inscription à l'UPHF 
• pour les étudiants en première inscription à l’INSA HdF 

Pour une mobilité débutant au semestre impair, vous devrez candidater avant la troisième semaine et pour une mobilité au semestre pair ; début septembre. 
Ce souhait de séjour sera étudié selon les critères spécifiques préétablis par votre institut. De manière générale les critères de sélection comprennent les résultats académiques (au minimum l’étudiant doit avoir validé l’année précédente à la mobilité, la motivation (et notamment les projets universitaires, professionnels ou autre) et les compétences linguistiques.
Les souhaits de séjour pré-validés sont ensuite transmis au Pôle de Relations Internationales.
 

• Le PRI vous communique la procédure :

Le Pôle de Relations Internationales vous contacte par email et vous indique la procédure pour constituer votre dossier en ligne, incluant le lien vers le formulaire à compléter et les dates limites de candidatures à l’UPHF et chez le partenaire.

À réception du lien vers le formulaire, vous devrez le compléter et télécharger les documents suivants :

1. Un certificat de scolarité de l'Université Polytechnique Hauts-de-France pour les étudiants actuellement inscrits ou la lettre d'admission à la formation de l'UPHF pendant laquelle se déroulera la mobilité (année n+1)
2. Les relevés de notes pour les deux dernières années
3. Un RIB
4. Le dernier avis d’imposition

Pour les étudiants souhaitant effectuer une mobilité dans le cadre du programme BCI, vous sont également demandés les documents suivants :

5. Formulaire de demande de participation à remplir sur le site http://echanges-etudiants.bci-qc.ca/  Rubrique : Etudiants internationaux  - Etape 4 « Je remplis le formulaire de demande de participation » (code d'accès fourni par le PRI)
6. Lettre de motivation
7. Lettre de recommandation émise par votre responsable de formation actuelle
8. Copie de votre acte de naissance

Votre dossier de mobilité complet doit être validé en ligne en respectant les dates suivantes*:

    pour un départ au premier semestre (semestre impair ou année entière) : ouverture du formulaire entre le mi février et fin mars ;
    pour un départ au second semestre (semestre pair) : ouverture du formulaire entre le mi septembre et fin octobre.

* En cas de date de nomination antérieure, le PRI se chargera de communiquer les dates limites de candidatures pour les étudiants concernés.

• Le PRI vous nomine auprès de l’université partenaire

Dans le cadre d'une mobilité du programme  Erasmus+ :

a. La procédure est totalement digitalisée, le partenaire accepte votre nomination
b. Vous recevrez les instructions du partenaire pour compléter la procédure de candidature au sein de son établissement
c. Il vous faudra compléter votre contrat d’études digitalisé (voir section contrat pédagogique)

Dans le cadre d'une mobilité via un accord d’échange, le programme BCI, ou d'un double diplôme :
a. La nomination se fait par email, et le partenaire accepte votre nomination
b. Vous recevrez les instructions du partenaire pour compléter la procédure de candidature par email
c. Vous pourrez alors compléter le contrat pédagogique en format word (voir section contrat pédagogique)

Après acceptation de votre nomination, vous serez invité à compléter votre contrat pédagogique. Il faut faire votre choix d'enseignements en consultant le catalogue des cours de l'établissement d'accueil et les faire valider par l'enseignant coordinateur des relations internationales au sein de votre composante à l'Université Polytechnique Hauts-de-France. Avec votre enseignant, vous devez convenir du programme d'études ou du projet à réaliser en articulation avec votre formation à l'Université Polytechnique Hauts-de-France et en fonction de la durée du séjour envisagé.

A savoir, en Europe:

• un trimestre = 15 crédits ECTS
• un semestre = 30 crédits ECTS
• une année universitaire = 60 crédits ECTS

ATTENTION, les crédits ECTS ne sont pas employés dans les pays hors Europe. 

• Le contrat pédagogique pour mobilité d’études Erasmus+

Vous partez dans le cadre du programme Erasmus+. Le programme Erasmus+ se digitalise progressivement grâce au réseau EWP (Erasmus Without Paper).

Par conséquent votre contrat pédagogique est digitalisé totalement. Ainsi, votre signature, celle du Directeur de votre composante et celle du partenaire sont digitalisées.

• Le contrat pédagogique pour mobilité d’études hors Erasmus+

Vous partez dans le cadre d’un accord d’échange, du programme BCI, d’un double diplôme, vous devez compléter le contrat pédagogique en format word. Il devra être transmis au relai administratif/ service RI de votre composante qui transmettra à la signature du Directeur. Vous transmettrez ce contrat d’études à l’université partenaire.

•  Modifier son contrat pédagogique pendant la mobilité

En cas de changement pendant votre mobilité, un avenant au contrat d’études initial doit être complété et approuvé par l'ensemble des signataires du contrat initial (en version digitalisée pour les participants au programme Erasmus+  et version études dans le cadre du BCI, d’un Double Diplôme et d’un Accord bilatéral hors Europe).  

Vous devez compléter les procédures et formulaires éventuels transmis par l’Université partenaire dans les délais impartis.
Le partenaire vous enverra une lettre ou un email d’acceptation si votre candidature est complète et acceptée.
Vous devrez transmettre cette acceptation au Pôle de Relations internationales dans les meilleurs délais.

Attention : il reste important de ne pas engager de dépenses trop tôt (réservation de titre de transport, versement de caution de logement, souscription assurances….) et d’attendre la commission d’attribution des aides financières (voir ci-dessous "Pendant votre mobilité".)

L'Université Polytechnique Hauts-de-France dispose d'aides financières à la mobilité internationale, effectuée dans le cadre des études. Ces aides proviennent de l'Europe, de l'État français, de la Région Hauts-de-France et des fonds propres de l'établissement. Chacune de ces aides a ses propres critères, retrouvez toutes les informations.

La demande d'aide financière se fait via la saisie du formulaire en ligne  (Référez-vous au menu déroulant "Suivre les instructions transmises par le Pôle de relations internationales (PRI)", Vous n'avez pas de démarche supplémentaire à effectuer ; votre dossier de mobilité est transmis à la commission universitaire qui permet la répartition et distribution équitable des financements pour attribution éventuelle d'une aide financière.

Les aides financières ne visent pas à couvrir l'ensemble des frais. Il est donc nécessaire de prévoir les dépenses qu’une mobilité internationale induit. 

Vérifier sur le site des universités le coût de la vie sur place ou sur différentes ressources comme https://www.lecoutdelexpat.com/ ou https://www.numbeo.com/cost-of-living/

Renseigner vous sur le coût du voyage et du visa le cas échéant. Pour l’obtention de votre visa, selon les pays, il peut vous être demandé d’apporter la preuve de ressources financières suffisantes pour la durée complète de votre séjour. Cela peut signifier que vous devez avoir sur votre compte bancaire avant votre départ une somme d’argent conséquente.
 

Pour toute mobilité internationale, il est indispensable que vous restiez en contact avec le Pôle de Relations Internationales ainsi que votre institut via votre responsable pédagogique, référent RI ou secrétariat RI. Il est indispensable de les informer de tout changement (cours, dates prévisionnelles, etc.) ou difficulté. 

Il vous sera demandé, au début de votre mobilité, une attestation d’arrivée qui est à faire remplir et à transmettre selon le modèle qui vous sera fourni par mail.

À la fin de votre mobilité, vous devez transmettre votre relevé de notes ainsi que votre attestation de présence marquant la fin de votre mobilité. 

Dans le cas d'une mobilité Erasmus+, il est obligatoire d'effectuer votre rapport de mobilité et votre test n°2 via EU Academy.

D’autres démarches peuvent vous être demandées relatives à l’aide financière qui vous est accordée. 
Vous recevez les instructions sur l’email de contact que vous avez fourni dans votre formulaire.
 

À votre retour, vous devenez un étudiant ambassadeur de la mobilité. Afin de partager votre expérience et encourager les autres étudiants à sauter le pas, n’hésitez pas à : 

• Compléter le formulaire de retour d’expérience sur le Portail de la mobilité internationale avec les informations essentielles sur votre établissement d’accueil
• Envoyer un témoignage au Pôle de Relations Internationales pour publication sur les réseaux sociaux
• Devenir étudiant-tuteur ou membre de l'association ESN Valenciennes

Pensez également à valoriser votre expérience et les compétences acquises pendant votre mobilité en mettant à jour votre CV, en repassant un test de langue ou en complétant votre Europass Mobilité 
Europass aide les citoyens à gérer des carrières plus dynamiques, à valoriser toutes leurs compétences, techniques comme transversales, tout au long de leur vie.
 

• Pièce d’identité et visa

Pour un séjour dans les pays membres de l’Union Européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse : la carte d’identité, ou le passeport en cours de validité, sont suffisants. (Seulement pour les étudiants ressortissants UE, les non ressortissants UE doivent obtenir un visa.)

Pour les autres destinations, le passeport et un visa étudiant sont nécessaires. Pour obtenir le visa, contactez l’ambassade et/ou le consulat du pays en France.

Pour un séjour d’études au Québec d’une durée inférieure ou égale à six mois, l’étudiant n’est pas tenu d’obtenir au préalable un visa d’études et le certificat d’acceptation du Québec. Pour en savoir plus, consultez les sites des autorités d’immigration québécoises et canadiennes.

Pour vérifier les conditions d’entrée et de séjour pour chaque pays : consultez le site du Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères.

• S'enregistrer auprès des autorités

- Pour un séjour de moins de 6 mois à l'étranger : les ressortissants français peuvent s'inscrire sur Ariane pour enregistrer un voyage d'une durée de moins de 6 mois. Ainsi, au cours de votre voyage, et si la situation du pays le nécessite, vous recevrez par e-mail ou SMS des informations et des consignes de sécurité et la personne de contact désignée sur votre compte pourra également être prévenue le cas échéant.

- Pour les longs séjours

Il est recommandé de s'inscrire au registre des Français établis hors de France. Le Consulat Général de France a la charge, entre autres, d’assurer la défense et la protection des Français à l’étranger. Il propose également des services de Mairie ou de Préfecture lors de votre séjour à l’étranger. Il vous est vivement recommandé de vous inscrire au registre des Français établis hors de France et de solliciter une carte consulaire. Cette démarche est gratuite, volontaire et non obligatoire et peut s’avérer utile par exemple pour obtenir un renouvellement de passeport ou dans le cas de la mise en place d’un plan de sécurité dans le pays. De plus, seule cette inscription permet au poste consulaire d’avoir connaissance de votre présence sur le territoire.

Pour toute inscription, vous devez vous munir de votre pièce d’identité, d’un justificatif de votre nationalité française et d’une attestation de résidence dans la circonscription consulaire. Pour plus de renseignements au sujet de la procédure d’inscription, consultez le site internet de l’Ambassade ou du Consulat du pays dans lequel vous allez séjourner. Maison des Français de l’Étranger

Pour les étudiants d’une nationalité autre que française, il est recommandé de se rapprocher du Consulat du pays d’origine dans le pays d’accueil.

• En Europe

Lors d'un séjour temporaire dans un État membre de l'Espace économique européen (EEE)* ou en Suisse ou Royaume-Uni, la carte européenne d'assurance maladie (CEAM) atteste de vos droits à l'assurance maladie. Elle vous permet de bénéficier de la prise en charge des soins médicaux nécessaires. Contactez votre organisme d’assurance pour vous la procurer en amont de la mobilité.

*Les pays qui composent l'Espace économique européen sont les Etats membres de l’Union européenne ainsi que l'Islande, le Liechtenstein et la Norvège.

• Au Québec

En vertu du « Protocole d’entente entre le gouvernement du Québec et le gouvernement de la République française relatif à la protection sociale des étudiants et des participants à la coopération », les ressortissants français séjournant au Québec pour des études ou pour un stage sont admis aux prestations de l’assurance-maladie et de l’assurance-hospitalisation en vigueur au Québec ; ils en bénéficient aux mêmes conditions que les étudiants québécois. 

Pour obtenir la carte d’assurance-maladie du Québec pour votre participation à un échange interuniversitaire, vous devez en faire la demande à la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ) à l’aide du formulaire d’inscription prévu à cet effet, en y joignant une copie :

- formulaire SE 401-Q-106 pour un stage dans le cadre de votre cursus universitaire
- de la page d’identité de votre passeport
- de l’autorisation de séjour délivrée par les autorités canadiennes de l’immigration (mobilité de stage)

• Le Reste du monde

Pour une mobilité dans les autres pays:

• Pour un séjour de moins de 6 mois et/ou pour les étudiants de moins de 20 ans, vous pouvez obtenir une protection sociale par le régime français de sécurité sociale exclusivement pour les soins de santé inopinés que vous devrez avancer avant d'en demander le remboursement, qui sera forfaitaire et limité aux tarifs français.
• Pour les autres, vous n'êtes plus pris en charge par l'assurance maladie française.

Ainsi, il est impératif de vous renseigner sur les possibilités et/ou l'obligation de vous assurer auprès du régime local de sécurité sociale et sur l'étendue de la protection sociale.

Puis, il conviendra le cas échéant de vous assurer volontairement pour la durée de votre séjour à l'étranger, auprès d'une compagnie d'assurances privée prévoyant une assurance médicale.

Sinon, contactez votre mutuelle ou tout organisme d’assurance pour prévoir une couverture santé adaptée. En cas de soins médicaux pendant votre séjour, vous devrez régler les frais sur place. Pensez alors à bien conserver toutes les factures et les justificatifs de paiement, et présentez-les à votre organisme qui vous remboursera selon les termes de votre contrat.

• NB: Pour toutes destinations:

La couverture d’assurance maladie ne couvre pas nécessairement l’assurance rapatriement - responsabilité civile. 

Informez-vous sur la protection sociale à l'étranger sur le site de l'Assurance maladie et celui du Centre des liaisons européennes et internationales de sécurité sociale

Pour les vaccinations ou autres démarches complémentaires relatives à la situation du pays, renseignez-vous les conseils aux voyageurs par destination sur le site France Diplomatie

Vérifiez les recommandations médicales (zones à risques, vaccinations) sur le site de l’Institut Pasteur.

Tout étudiant de l’université en mobilité, ayant complété les démarches mentionnées précédemment, en Europe ou Hors Europe bénéficie de l'offre Assurance Responsabilité Civile et Rapatriement via notre prestataire d’assurance MAIF. 
Dès que vous compléter le formulaire correspondant à votre mobilité d'études, le Pôle de Relations Internationales vous transmet une attestation.

Vous devez toutefois vérifier la validité de cette assurance responsabilité civile pour le pays d’accueil et voir si vous êtes suffisamment couvert.

NB : La garantie responsabilité civile vie privée couvre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile incombant à l'assuré dans le cadre de sa vie privée en raison des dommages corporels, matériels et immatériels causés à des tiers. Cette garantie est généralement comprise dans les contrats d’assurance habitation multirisques.

NB : L'assurance rapatriement vous garantit un retour en France en cas de situation d'extrême urgence telle qu'un accident ou une maladie survenus lors de votre séjour à l'étranger. Cette garantie peut être comprise dans votre contrat de carte bancaire (si paiement du voyage avec ladite carte) ou proposée par les agences de voyage et compagnies aériennes.

Attention, soyez vigilant quant aux conditions des assurances rapatriement dont l'indemnisation des frais hospitalier et de soin est limitée. Si vous vous rendez dans un pays où le coût des soins est élevé, pour bénéficier d'un remboursement intégral de vos dépenses de santé, il peut être plus avantageux de souscrire à une assurance voyage plus complète.

Par ailleurs, une mobilité internationale suppose l’achat de titres de transport. Des événements imprévus peuvent donc potentiellement survenir. L’université incite fortement ses étudiants à acheter des titres de transport modifiables et remboursables ou bien à souscrire une assurance annulation au moment de l’achat du titre.

La recherche d’un hébergement vous incombe. Chaque pays dispose d’un système d’hébergement différent. Votre établissement d’accueil sera le mieux placé pour vous donner des conseils ; consulter la documentation fournie et leur site web.

N’hésitez pas à
- Contacter l'association ESN ou autre association étudiante, ainsi que l’office de tourisme de votre ville d’accueil
- Consulter les forums de discussion reconnus
- Contacter les anciens étudiants partis au même endroit via le PRI ou le forum du Moodle Mobilité Internationale 
- Consulter les offres de logements d'organismes extérieurs, comme :

• www.euroguidance-france.org/le-logement/
• www.housinganywhere.com/
• Erasmusu
• http://www.etudiant-voyageur.fr/top-meilleurs-sites-trouver-collocation…
• Uniplaces

La nouvelle application Erasmus+ est également une ressource importante.

De manière générale, il convient d’être vigilant sur les offres des annonces, de ne pas envoyer d’argent sans garantie, de vérifier la réglementation de la location du pays et de prendre en compte tous les paramètres du logement (localisation, coût, caution, durée, etc.) afin de s’engager de manière sereine.