Établir une demande de mission avec frais

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• Cliquez sur l'outil Démat'OM

• Dans le menu de gauche, cliquez sur Demander une mission

• Cliquez sur le bouton Avec

• Entrez les informations demandées

• Cliquez ensuite, en bas à droite, sur le bouton Suivant

• Entrez les informations demandées

En cas de mission à l'étranger (si vous modifiez le champ Pays) vous verrez apparaitre, en dessous, une nouvelle partie Mission à l'étranger.
Suivant que votre mission se déroule dans l'Union européenne (hors France) ou ailleurs, vous aurez de 3 à 5 onglets supplémentaires à remplir :

• le Passeport (hors Union)
• le Visa (si besoin)
• vos Coordonnées à l'étranger
• vos Contacts
• le niveau de Vigilance du pays</WRAP>

• Cliquez ensuite, en bas à droite, sur le bouton Suivant

Les sections départ et retour sont quasiment identiques, les explications qui vont suivre sont donc valables pour les deux.

Selon le choix que vous allez effectuer dans le menu déroulant Moyen de transport, plusieurs options apparaitront :

• si véhicule personnel est choisi, une nouvelle section fera son apparition en haut, au niveau des icônes. Il s'agit de la section Véhicule, qui sera traitée juste après.
• si Avion est choisi, un nouveau champ apparaitra et vous demandera si l'achat des billets doit être effectué par l'établissement.
• si Train est choisi, le champ Achat des billets par l'établissement apparaitra comme pour le choix Avion, mais vous disposerez également du bouton Horaires SNCF permettant de consulter les horaires de train de la SNCF.
  Une fois l'horaire sélectionné dans la liste, les champs Date et Heure du formulaire seront alors automatiquement remplis.

• Cliquez ensuite, en bas à droite, sur le bouton Suivant

La section Retour dispose d'un bouton en plus de la section Départ. Vous le trouverez à côté du bouton Ajout d'une étape.
Il s'agit du bouton Recopie des étapes de départ . Si pour votre retour vous allez passer par les mêmes étapes qu'à l'aller, mais dans l'autre sens, ce bouton peut vous faire gagner du temps.

Ex : à l'aller vous avez 2 étapes :

1. étape 1 : Valenciennes → Lille
2. étape 2 : Lille → Paris

En cliquant sur le bouton recopie, votre retour sera rempli automatiquement comme ceci :

1. étape 1 : Paris → Lille
2. étape 2 : Lille → Valenciennes

Avec la même date que celle renseignée à l'aller. Il ne vous restera plus qu'à remplir les horaires du retour.

• Cliquez ensuite, en bas à droite, sur le bouton Suivant

Cette section vous permet de faire une demande d'autorisation d'utilisation d'un véhicule personnel pour vos déplacements professionnels. Pour compléter cette section il vous faudra fournir une copie de votre carte grise et de votre carte verte d'assurance. Ces données ne vous seront demandées qu'une fois. Lors d'une prochaine mission avec Véhicule personnel, cette partie sera déjà préremplie. Il faudra cependant vérifier que les informations sont encore à jour.

• Cliquez ensuite, en bas à droite, sur le bouton Suivant

Cette section concerne les frais que vous pourriez avoir en plus une fois sur place, tel que les repas ou les transports en communs.
Notez que la partie hébergement ne s'affichera que si votre mission comporte plusieurs jours. Il est également possible de demander une avance sur vos frais de mission (75% du montant estimé des frais, sous conditions).

• Cliquez ensuite, en bas à droite, sur le bouton Récapitulatif

Si vous avez bien rempli toutes les sections, un message vert vous avertira du bon remplissage du formulaire.
Vous arriverez alors sur la page de confirmation d'envoi de votre demande.

Le récapitulatif de votre mission s'affiche alors, vérifiez que toutes les informations sont correctes. Si c'est le cas, cliquez sur le bouton Confirmation pour envoyer votre demande.

• Si une information est incorrecte, cliquez sur le bouton Modification pour vous ramener sur le formulaire d'édition de votre demande de mission.

• Cliquez sur VOS MISSIONS dans le menu gauche.
  • Les ordres de mission sont divisés en deux blocs :
    • Mes brouillons, qui regroupe les missions qui n'ont pas encore été envoyées et sont encore modifiables et supprimables
    • Mes missions, qui regroupe les ordres de missions envoyés

Pour suivre l'état de la demande regardez l'icône associée à votre mission :

correspond à l'état brouillon, vous avez commencé à remplir une demande de mission mais sans la terminer. Cette demande n'est pas envoyée.

Supprimer un brouillon : n'apparait que sur les brouillons, vous permet de supprimer les demandes de mission à l'état de brouillon.

vous permet d'Editer une mission, de continuer de remplir votre demande de mission.

correspond à l'état Demande envoyée, pour l'instant vous ne pouvez rien faire de plus, votre demande est en attente de traitement.

remarquez cette icône en bas du bloc mission, il s'agit de la fonction Copier une mission. Si plus tard vous êtes amené à effectuer une nouvelle mission très semblable à une mission que vous avez déjà faite (ex : même lieu, motif, étapes, etc…), vous pouvez cliquer sur ce bouton pour copier toutes les données de cette mission et commencer à l'éditer. Vous n'avez plus qu'à changer les informations qui diffères.

correspond à l'état demande validée. L'université valide votre déplacement, vous pouvez effectuer votre mission.

une fois de retour de mission, s'il s'agit d'une mission avec frais il faut remplir la déclaration du service fait. Cliquez sur cette icône pour accéder à la partie retour de la mission.

vous indique que vous n'avez pas rempli votre déclaration du service fait au retour de la mission. Cliquez sur le bouton édition de mission pour entrer dans le mode édition de la déclaration du service fait.

À l'inverse d'une mission sans frais, vous devez remplir la déclaration de service fait au retour de votre mission. Dans l'interface de gestion de vos mission, l'icône changera pour vous avertir et vous permettre de passer en mode retour de mission. Le triangle rouge vous avertira qu'il faut éditer votre mission pour remplir le service fait.

• Cliquez sur le bouton Editer le retour de mission

Les sections départ / retour sont identiques à celles de la demande de mission. Elles seront préremplies avec les informations que vous avez saisies lors de la demande de mission. Si vous avez respecté les mêmes étapes/dates/horaires que ce que vous avez indiqué dans votre demande alors il n'y a rien à changer, sinon faites les modifications qu'il convient.

• Cliquez ensuite, en bas à droite, sur le bouton Suivant

La section frais détaille pour chacun des jours de votre mission, les types de frais pour vos repas et hébergement. Si votre mission ne dure qu'une journée, vous n'aurez pas à renseigner la partie hébergement. Selon votre horaire de retour vous n'aurez pas non plus à renseigner le repas du soir.

• Cochez la case Je soussigné(e), auteur du présent état, en certifie l'exactitude à tous égards et demande le règlement à mon profit du montant prévu par les textes réglementaires
• Cliquez ensuite, en bas à droite, sur le bouton Fin

Cette section vous permet de déposer vos pièces justificatives au retour de mission. La partie supérieure vous indique quelles pièces sont à déposer.

• Cliquez sur le bouton Déposer une pièce et sélectionnez votre fichier
• Dans le menu déroulant, sélectionnez le Type de pièce
  • Vous pouvez également ajouter une Descriptif pour donner plus d'information
• Cliquez ensuite sur l'icône bleue pour envoyer votre pièce
  • La barre de chargement se remplit alors. Une fois à 100% votre pièce est envoyée.
    Répétez cette procédure autant de fois que vous avez de pièces. Tant que vous n'avez pas envoyé votre retour de mission, vous pouvez supprimer, éditer ou télécharger vos pièces justificatives.

• Lorsque toutes les pièces sont bien envoyées, cliquez sur le bouton Fin en bas à droite pour envoyer votre déclaration de service fait.

Voilà, c'est terminé. Le retour de votre mission va passer en état envoyé , puis lorsqu'il sera traité, il passera en validé . La validation entrainera le début de la procédure de remboursement des frais de mission.