Nettoyer la messagerie

Nettoyer la messagerie est une étape nécessaire à sa bonne tenue.

Cela permet d'alléger les serveurs de l'UPHF en supprimant de l'espace de stockage inutile.
Vous contribuez ainsi à l'écologie, car le stockage de toutes ces données demande une forte consommation d'énergie.

Rechercher les messages de taille conséquente

En haut à droite de votre messagerie, cliquez sur l'icône de loupe de la barre de recherche

Procédez bien dans cet ordre :

Dans le volet de gauche, cliquez sur Taille
Pointez votre curseur sur est plus grand que
Entrez le nombre correspondant à la taille de messages que vous recherchez, ici nous entrerons 5
Cliquez sur la flèche du menu déroulant et sélectionnez Mo

La taille conséquente d'un message peut aussi bien être due à une pièce jointe qu'à la présence de signatures ou d'images dans le mail.

Vérifiez que vous avez bien enregistré vos fichiers et informations importantes sur votre poste de travail
Sélectionnez les messages en cliquant dessus
Appuyez sur la touche Suppr de votre clavier pour les effacer

Pour éviter de refaire la procédure chaque fois que vous souhaitez nettoyer votre messagerie, vous pouvez
Enregistrer une recherche

Rechercher les messages envoyés automatiquement (newsletters, mails générés automatiquement par des applications…)

Cliquez sur un message automatique
Faites un clic droit sur l'adresse de l'expéditeur

Cliquez sur Rechercher mails… puis sur Reçu de l'expéditeur

Sélectionnez les messages en cliquant dessus
Appuyez sur la touche Suppr de votre clavier pour les effacer
Répétez l'opération avec les mails d'un autre expéditeur

Nous vous conseillons de rechercher ces types de messages automatiques :

Participation à un Evento (ou Doodle)
Notification de téléchargement Filesender
Notification sur Chronotime (notamment pour les Responsables)
Notification de Pod (encodage terminé, par exemple)
Newsletters (ex: du MESRI, de France universités…)

Vider les spams

Si vous recevez souvent des spams, n'oubliez pas de vider régulièrement votre dossier.

Cliquez sur l'onglet Mail de Zimbra

Dans le volet de gauche, faites un clic droit sur le dossier Spam
Cliquez sur Vider le/les spams

Cliquez sur le bouton OK

Vider les tâches

Le système des tâches de Zimbra peut être très utile, mais il ne faut pas oublier qu'il duplique les mails.
Pensez à supprimer les tâches une fois complétées.

Cliquez sur l'onglet Tâches de Zimbra

Cochez la case qui se trouve à côté des tâches que vous souhaitez supprimer

Cliquez sur le bouton Supprimer

Effacer les fichiers du porte documents

Cliquez sur l'onglet Porte-documents de Zimbra

Cochez la case qui se trouve à côté des fichiers que vous souhaitez supprimer

Cliquez sur le bouton Supprimer
Cliquez sur le bouton Oui

Vider la corbeille

Suite à la suppression de vos mails conséquents, automatiques, spams, tâches obsolètes et fichiers inutiles, ceux-ci sont maintenant rangés dans la corbeille.
Vous devez vider la corbeille pour achever le nettoyage de votre messagerie.

Cliquez sur l'onglet Mail de Zimbra

Dans le volet de gauche, faites un clic droit sur le dossier Corbeille

Cliquez sur Vider la corbeille
Cliquez sur le bouton OK