Délibération du Conseil d'administration relative à l'informatisation de l'Université
de Valenciennes et du Hainaut-Cambrésis.

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'Informatique, aux fichiers et aux
libertés, modifiée par les lois n° 88-227 du 11 mars 1988, n° 92-1336 du 16 décembre 1992, et n° 94-548 du 1er juillet 1994,

Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 modifié par les décrets n°78-1223 du 28 décembre 1978, 79-421 du 30 mai 1979, 80-1030 du 18 décembre 1980, et 91-336 du 4 avril 1991,

Vu la loi n° 84-52 du 26 janvier 1984 sur l'enseignement supérieur modifiée, notamment ses articles 27 et 59,

Délibère :

ARTICLE 1ER :

Il est créé à l'Université de Valenciennes et du Hainaut-Cambrésis un traitement automatisé d'informations nominatives dont l'objet est la mise en place :

- d'un annuaire des étudiants, des enseignant-chercheurs, des personnels de l'établissement,

- d'un site Web permettant notamment aux utilisateurs d'accéder aux publications universitaires et aux pages individuelles professionnelles mises en place par les utilisateurs,

- d'une messagerie électronique.

ARTICLE 2 :

Les catégories d'informations nominatives enregistrées sont les suivantes :

- identité professionnelle (nom, prénom, numéros de téléphone et de télécopie, adresse, adresse électronique, civilité)

- vie professionnelle (établissement, service, fonction, localisation, publications, formation, expérience et domaines professionnels, catalogue et contenu des publications, adresse des pages individuelles professionnelles)

les informations seront conservées jusqu'au départ de l'établissement de la personne excepté les données relatives aux publications qui seront conservées à des fins documentaires

ARTICLE 3 :

Les destinataires de ces informations sont les utilisateurs du réseau Internet.

ARTICLE 4 :

Le droit d'accès prévu par l'article 34 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 s'exerce auprès du Service Informatique de l' Université de Valenciennes et du Hainaut-Cambrésis
 

ARTICLE 5 :

Le Président de l' Université est chargé de l'exécution de la présente délibération qui sera:

- diffusée sur le bulletin d'information interne de l'établissement
- publiée aux personnels au moyen d'une note interne
- diffusée aux étudiants dans le dossier d'inscription ou lors de l'ouverture d'un compte.
 
 

Fait à Valenciennes , le
 
 

Signature du représentant légal de l'université

Les matériels utilisés sont implantés dans les locaux attribués par le Président de l'établissement sous la responsabilité ès qualité du Directeur du Service Informatique de l'Université .
 

ANNEXE 7 FINALITÉS PRINCIPALES DU TRAITEMENT

Le traitement a pour finalité de permettre la mise en service :

- d'un annuaire des étudiants, des enseignant-chercheurs, des personnels de l'établissement,
- d'un site WEB permettant notamment aux utilisateurs d'accéder aux informations universitaires, aux publications universitaires, aux pages individuelles professionnelles mises en place par les utilisateurs,
- d'une messagerie électronique.  

1. EXERCICE DU DROIT D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION

Le droit d'accès pourra s'exercer auprès du Service Informatique, par E-mail, par courrier, ou sur place.

Le droit d'accès pourra être exercé de l'une des deux manières :

- soit par consultation directe sur un écran
- soit par édition d'une fiche individuelle reprenant l'ensemble des éléments, édition réalisée par une personne du service.

En cas de rectification, une copie des informations rectifiées sera communiquée à l'intéressé à sa demande.
 

2. INFORMATION DES PERSONNES

2.1 INFORMATION INTERNE A L'UNIVERSITE

La décision de création du traitement (cf. le projet d'acte réglementaire) sera :

- diffusée aux personnels au moyen d'une note interne,
- publiées dans le bulletin d'information interne de l'établissement,
- diffusée aux étudiants dans le dossier d'inscription ou lors de l'ouverture d'un compte.

L'annuaire étant un annuaire professionnel, il est constitué d'après les différents documents fournis par les responsables administratifs des UFR. Tous les agents seront ainsi répertoriés sauf ceux qui se seront expressément opposés par retour du coupon réponse prévu à cet effet.

Le texte de la note d'information diffusée aux personnes figurant dans l'annuaire est joint en annexe.

En outre, une charte déontologique est diffusée à tout utilisateur du réseau de l'établissement, étudiants, non étudiant et personnel de l'université: par cette charte, qu'ils signent, les utilisateurs sont informés de la finalité de l'utilisation d'Internet, et s'engagent à ne l'utiliser qu'à des fins liées à l'enseignement, à la recherche ou à leurs activités au sein de l'université.

Ils s'engagent également à ne pas enfreindre les législations et dispositions pénales relatives notamment au droit d'auteur, à la fraude informatique, à la loi Informatique et libertés, à la protection de la personne humaine, à l'intimité et au respect de la vie privée.

Toute utilisation contraire à ces dispositions engagera la responsabilité personnelle de l'utilisateur et aura en outre pour conséquence immédiate la fermeture de son numéro de compte et la suppression de son mot de passe.

Une copie de chacune de ces deux chartes déontologiques diffusées figure en annexe.
 

2.2 INFORMATION DES UTILISATEURS

Au surplus, les règles à respecter seront rappelées à toute personne se connectant au réseau.

Les termes de la clause apparaissant à l'écran seront les suivants :

"En accédant à ce service, vous êtes informé que l'utilisation du réseau Internet nécessite le respect d'un ensemble de législations que vous vous engagez à ne pas enfreindre, et relatives notamment au droit d'auteur, à la fraude informatique, à la loi Informatique et libertés, à la protection de la personne humaine, ainsi qu'à l'intimité et au respect de la vie privée" (1).
 

(1) Si les personnes se connectant au réseau ont la possibilité de saisir des informations nominatives, il conviendrait que les termes de la clause apparaissant à l'écran leur rappellent également qu'elles disposent d'un droit d'accès et de rectification.

Objet : mise à disposition de l'annuaire de l'université sur l'Internet
 
Un annuaire de l'université sera mis en service pour consultation via le réseau Internet et l'application dite World Wide Web.

Cet annuaire est relatif aux étudiants, chercheurs, professeurs, et membres du personnel et contiendra les éléments suivants :

- nom, prénom, numéros de téléphone et de télécopie, adresse, adresse électronique, photographie, établissement, service, fonction, location professionnelle, publications, formation, expérience et domaine professionnels.

Cet annuaire sera connecté au réseau Internet. En conséquence vous pouvez vous opposer à ce que les informations vous concernant qui y figurent soient accessibles de l'extérieur de l'établissement.

Pour cela nous retourner le coupon réponse.
 
Pour toute personne qui le souhaite, il est possible d'afficher également une page individuelle professionnelle. Cette page est rédigée par l'utilisateur sous son entière responsabilité.

Conformément à la loi informatique et libertés, nous vous informons que vous disposez d'un droit d'accès et de rectification relativement aux données vous concernant diffusées sur le réseau Internet, qui peut s'exercer de l'une des deux manières :

- soit par consultation directe sur écran,
-soit par édition d'une fiche individuelle reprenant l'ensemble des éléments, édition réalisée par une personne du service informatique.
   

Les informations sont diffusées sur le réseau Internet, qui est un réseau international.
 

La note d'information diffusée aux personnes concernées (cf. le texte de cette note à l'annexe 8 bis) les informe de cette diffusion internationale, qui est l'objet même de la mise en place de cet outil de communication, et leur donnent la possibilité de s'y opposer au moyen du coupon réponse prévu à cet effet.  

FONCTION 1 : MISE EN PLACE D'UN ANNUAIRE

* Informations de base :

- nom, prénom,
- numéros de téléphone et de télécopie, adresse, adresse électronique, adresse des pages professionnelles individuelles,
- civilité (Monsieur, Madame, Mademoiselle),
- photographie,
- établissement, service, fonction, localisation (bâtiment, étage, pièce),
- publications,
- formation,
- expérience et domaines professionnels,
- mots clés caractérisant l'objet du service et permettant une recherche de documents,
 

* Raisonnements programmés :

- saisie,
- modification,
- sélection,
- impression,
- suppression.
 
* Résultats :

- diffusion et consultation.

FONCTION 2: MISE EN PLACE D'UN SITE WEB ET D'UNE MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE

* Informations de base :

- toutes informations relevant de la vie de l'établissement,
- index des publications avec indication de leur auteur,
- index des pages individuelles professionnelles,
- mots clés caractérisant l'objet du service et permettant une recherche de documents,
- passerelles permettant l'accès aux autres services proposés (annuaire, messagerie et listes de diffusion).

* Raisonnements programmés :

- saisie,
- modification,
- sélection,
- impression,
- suppression.
 
* Résultats :

- diffusion et consultation.
 
 

* NIVEAU INTERNE :

- Matériel utilisé: les matériels du parc de l'université,
- Système: celui du matériel (UNIX, Windows , Windows NT, MacOS ... ),
- Gestionnaire de données :
         Base ORACLE, SQL
         Serveur QI et Client Ph du CCSO
         Sendmail
         Serveur Http
- Réseau : réseau informatique de l'université,
- Terminaux :micro ordinateur, station de travail, terminal passif, minitel  
 

- les différents ordinateurs sont situés dans des locaux protégés dont l'accès est
restreint au personnel autorisé,
- le matériel est protégé des coupures de courant par un onduleur,
- seuls les personnels habilités sont autorisés à accéder physiquement aux ordinateurs,
- les données sont sauvegardées régulièrement et les sauvegardes sont stockées dans une armoire ignifuge,
- l'accès à la mise à jour est subordonné à la fourniture d'un code d'accès, complété par un mot de passe personnel qui lui est associé, chacun d'une longueur minimale de six caractères.
Les accès en mise à jour sont journalisés (fichier log),
- les règles de sécurité informatiques sont connues de l'ensemble des personnes ayant accès aux équipements informatiques,
- des filtrages sont mis en place afin d'empêcher qu'à l'occasion de la consultation par la voie du réseau Internet, un accès soit possible aux autres traitements de données nominatives informatisés gérés par l'université.